房卡是酒店里最容易被忽略的资产。
它单价不高（几元到十几元），但数量多、流转快、丢失频繁。一家 60 间房的酒店，正常配置可能是 200–300 张卡。
这些卡现在在哪？多少在客人手里、多少在前台、多少丢了、多少坏了？多数门店答不上来。
一本台账该记什么
| 字段 | 为什么记 |
|---|---|
| 入库日期与数量 | 算总采购量与单价 |
| 卡号段 | 批次管理，某批卡坏了能定位 |
| 领用记录（谁领、几号） | 追责与盘点 |
| 报损记录（日期、原因） | 算损耗率，判断质量问题 |
| 盘点记录（日期、实存数） | 发现异常 |
第三、四行是关键。没有领用记录，丢卡就查不出来；没有报损记录，就不知道是质量差还是管理松。
三个必算的数
在用量
总采购 − 累计报损 − 库存。这个数要能覆盖「同时在住房间数 × 1.5」，即两间房三张卡的余量。
年损耗率
年报废数 ÷ 年初在用量。行业常见的区间是 10%–25%，超过 30% 说明有问题。
单间卡成本
年采购金额 ÷ 年入住间夜。这个数很小，但要放进房价的成本结构里。
第二项最有诊断价值。损耗率突然翻倍，通常是三个原因：换了便宜的卡、发卡时不登记、退房不回收。
卡为什么会丢
客人带走
最常见。很多客人以为是纪念品，或者忘了还。
退房不回收
投卡箱满了没人清、或者根本没设投卡箱。
员工私留
少数情况，但确实存在。表现为某段时间报废量异常。
失效未销
卡没丢，但消磁了，被当成坏卡扔掉。实际可以重新写卡。
第四项是最可惜的。很多「坏卡」只是消磁，重新写一次就能用。建议报损前先试写一次。
多久盘一次
| 频次 | 范围 | 方法 |
|---|---|---|
| 每天 | 前台存量 | 交接班时数一下抽屉里的卡 |
| 每月 | 全店 | 前台 + 客房 + 备用库存，三个点相加 |
| 每年 | 全店 + 报损核销 | 与采购记录对账，核销报损 |
第一项最简单，也最有用。交接班数卡只需要三十秒，但能立刻发现「今天少了五张」。
和临时密码的关系
前面提过「临时开门密码」这个能力。它其实能降低房卡的损耗。
用密码替代的场景
访客临时进房、员工送物、深夜到店。这些场景每用一次，就少发一张卡、少一次回收。
不该替代的场景
正常入住、长住。这类客人需要一张卡，且用房卡取电更习惯。
密码不是用来替代房卡的，是用来减少「临时发卡」的。理解了这一点，卡台账的压力会小很多。
一个容易忽略的合规点
房卡上通常印着酒店名和房号。
建议不要在卡面印房号。卡丢了，捡到的人知道去哪间房试；而且客人退房带走之后，卡面上还留着他的房号信息。
用卡号段管理，房号只存在系统里，是更稳妥的做法。
最后一句
房卡台账这件事，做起来很琐碎，但它有一个很实在的好处：当某天发现「这个月丢了 40 张卡」时，你知道该去查什么。
没有台账，只能接受；有了台账，才能改。